Digitalización de documentos
Digitalización de documentos
Digitalizamos todos tus documentos
físicos, optimizamos tus flujos de
trabajo ahorrándote tiempo y dinero
Realizamos consultoría integral en Gestión Documental, encargándonos de todo el ciclo de vida del papel. Desde la recogida e inventario, pasando por la digitalización de documentos originales facilitando a su empresa la organización y consulta de la
información.
La Digitalización es un paso a dar en la transformación digital de tu negocio, esto permite organizar su fondo documental, agilizar la búsqueda de datos, mejorar la
seguridad, ahorrar espacio y eliminar pérdida de documentos.
¿Cómo funciona?
Los proyectos de Digitalización se estructuran en cuatro fases
Consultoría Documental
Gestión de procesos
documentales destacados de tu
negocio
Documental
Cumplimiento de la legislación normativa, optimización de tu repositorio de archivos y automatización del trabajo
datos
Con inteligencia artificial extraeremos datos útiles para análisis e integrables en los programas de gestión o gestores documentales.
Custodia
Custodia y gestión de los documentos en papel y digital
- Primera Fase – Consultoría
En primer lugar, elaboramos un estudio previo del proyecto. Analizamos las necesidades que tiene y elaboramos un plan de acción para el tratamiento de documentos.
- Segunda Fase – Recogida de documentos para digitalización o digitalización in situ
En segunda lugar, con base en sus necesidades podemos actuar de dos formas. La primera opción consiste en realizar la digitalización de documentos in situ o recoger la documentación para proceder en nuestras instalaciones.
- Tercera Fase – Digitalización
En tercer lugar en base a las necesidades planteadas previamente se procederá al archivado de documentos, pudiendo archivarlos en servidores o en cloud. La soluciones cloud permitirán disponer de toda la información en cualquier lugar, haciendo más accesible su documento. Además, podrá disponer de un gestor documental en el que podrá determinar la información de cualquiera de sus documentos en un buscador. Existen distintos tipos de digitalización:
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- Profesional: Se utiliza para cualquier tipología de documentos, obteniendo la mejor imagen de todas las posibles gracias a la aplicación de un software de tratamiento de imagen. Se pueden capturar todos los metadatos posibles e introducir una firma electrónica que le aporta validez jurídica.
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- Certificada: Es una digitalización de tipo profesional como en el punto 1 que además se lleva a cabo con un software homologado por la Agencia Tributaria y sigue la norma que dicta la Resolución de 24 de octubre de 2007. Preferentemente se utiliza para documentos de tipo tributario, si bien, es un standard de facto para la digitalización de documentos administrativos en general.
- Cuarta Fase – Custodia o envío a sus instalaciones
En último lugar, podemos encargarnos de la custodia de los documentos o bien depositarlos en donde nos solicite.
Te contactamos sin compromiso
Estaremos encantados de poder ayudarte, así que… ¿Qué te parece si te llamamos?
