Entendemos por digitalización toda acción o proceso de convertir datos físicos o analógicos a formato digital. Actualmente, existe cierta confusión sobre este término, puesto que se usa indistintamente en la digitalización de documentos para empresas o en aquella digitalización de negocios, organizaciones y procesos (aplicación de softwares para empresa).
Esta confusión puede partir de que los términos ingleses digitization y digitalization son parecidos, e incluso profesionales del idioma tienden a confundirlos.
Cómo digitalizar documentos en una empresa
Si piensas en digitalizar documentos, es posible que creas que tendrás que gastar mucho tiempo para escanear todos y cada uno de los centenares de documentos que tiene tu negocio. Por suerte, ya existen escáneres que poseen gran potencia y permiten aumentar el número de páginas por minuto e, incluso, este proceso se puede subcontratar.
A la hora de realizar el proceso de digitalización de documentos puedes optar por:
- Utilizar recursos propios mediante la compra de escáneres y materiales.
- Subcontratar un servicio.
Ambas cosas dependerán de las necesidades de la empresa (cantidad de documentación, disponibilidad de recursos existentes, personal disponible para hacerlo, entre otros).
Si usas recursos propios, existen softwares específicos que ayudan a la digitalización de documentos. Existen programas gratuitos o de pago (si se busca un acabado más profesional). También puedes optar por usar un gestor documental, diferenciando aquellos específicos para digitalizar documentos y presentados por fabricantes de máquinas de impresión como Kodak o Canon, y otros gestores documentales generales.
Ventajas en la digitalización de documentos
La digitalización tiene muchas ventajas para la empresa, ya sea esta pública o privada, llegando a eliminar hasta el 25 % de las horas de trabajo de la plantilla. Entre los motivos para realizarla están:
- Ahorro de espacio físico. No será necesario tener un archivo físico y que ocupe un espacio grande en tu empresa. Podrás tenerlo todo guardado de forma digitalizada.
- Reducir el tiempo de búsqueda. Con tan solo teclear algunas palabras en el ordenador se puede encontrar lo que se necesita. Esto hará que el cliente no espere demasiado y los empleados no gasten el tiempo buscando.
- Seguridad documental. Ya no será necesario echar la llave a ningún archivo físico. Con el sistema digitalizado podrás guardar los documentos mediante claves de acceso y restricción de usuarios.
- Acceso desde cualquier lugar. No será necesario acudir a la oficina a por los documentos. Si está digitalizado, podrás acceder a ellos desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar.
- Ahorro de impresión. No tendrás que gastar tanto en tinta ni papel y actuarás de manera más sostenible. Con esto ahorrarás dinero y crearás la concienciación del reciclado.
En Santana Jerez ofrecemos servicios de digitalización de documentos para empresas, sea cual sea la cantidad. Contamos con los medios y recursos humanos para ayudarte en el tedioso trabajo de digitalizar toda la documentación de la que dispone tu empresa. ¡Contáctanos!
