Gestión documental Las Palmas

Un aspecto esencial para que tu empresa funcione correctamente es la administración de su documentación. Todas las compañías cuentan con documentos propios, como licencias o contratos, y con documentos de clientes, como las facturas. Con una buena Gestión documental en Las Palmas te asegurarás de que todos tus documentos están perfectamente clasificados.


El valor de la Gestión documental

Podríamos definir la gestión documental como el conjunto de acciones que realizas para administrar de forma efectiva los documentos que tu empresa tiene y recibe. Sus objetivos principales son permitir que puedas recuperar todos los documentos cada vez que lo creas necesario, que puedas extraer con facilidad la información que contienen y que estén almacenados mientras sean útiles. Una vez que prescriben y no son necesarios es mejor destruirlos para evitar filtraciones de datos.

Los avances tecnológicos han propiciado que la Gestión documental en Las Palmas se realice de forma automática. Los nuevos sistemas te permiten etiquetar, capturar, clasificar y garantizar la seguridad de todos los documentos que están en poder de tu organización. Todavía puedes encontrar documentos en formato papel, pero los avances tecnológicos han llegado para quedarse.

Las acciones actuales de la gestión documental

La digitalización ha provocado que a la Gestión documental en Las Palmas se incorporen nuevos conceptos. Dos de ellos son el check-in y el check-out y sirven para que un documento pueda ser editado por dos personas sin que se sobrescriban las modificaciones que realicen.

Ahora también tienes la opción de recurrir a un control de versiones y recuperar la versión inicial que has guardado después de que se hayan hecho modificaciones posteriores. Además, una de las novedades más recientes es la creación del roll-Back que te permite activar versiones anteriores en caso de que haya errores de edición.

El último aspecto destacable es que muchos sistemas incorporan registros de auditoría para saber quiénes intervinieron en un documento mientras estaba en el sistema y cuáles fueron las acciones que realizaron sobre él.

La importancia de contar con los mejores profesionales

Los errores en la gestión documental pueden traer importantes problemas a tu empresa; por eso es mejor que cuentes con profesionales cualificados y experimentados. En Santana Jerez acumulamos 31 años de experiencia en el sector trabajando en Canarias para pequeñas, medianas y grandes entidades.
También es importante el material que utilizas para ejecutar las acciones de impresión, copia y digitalización.

Santana Jerez está entre las empresas que cuentan con diferentes productos como pantallas de información, dobladoras o destructoras. Todo esto te llevará a realizar una gestión segura y alejará los problemas.

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