Digitalización de documentos
Realizamos consultoría integral en gestión documental
¿En qué consiste la digitalización de documentos?
La digitalización es un paso a dar en la transformación digital de tu negocio, esto permite organizar tu fondo documental, agilizar la búsqueda de datos, mejorar la seguridad, ahorrar espacio y eliminar pérdida de documentos.
¿Cómo desarrollamos el proceso?
Nos encargamos de todo el ciclo de vida del papel. Desde la recogida e inventario, pasando por la digitalización de documentos originales, facilitando a tu empresa la organización y consulta de la información.
Existen distintos tipos de digitalización
Digitalización profesional
Se utiliza para cualquier tipología de documentos, obteniendo la mejor imagen de todas las posibles gracias a la aplicación de un software de tratamiento de imagen. Se pueden capturar todos los metadatos posibles e introducir una firma electrónica que le aporta validez jurídica.
Digitalización certificada
Se trata también de una digitalización profesional que, además, se lleva a cabo con un software homologado por la Agencia Tributaria y sigue la norma que dicta la Resolución de 24 de octubre de 2007. Preferentemente se utiliza para documentos de tipo tributario, si bien, es un standard de facto para la digitalización de documentos administrativos en general.
¿Cómo funciona?
Los proyectos de digitalización se estructuran en cuatro fases.
Primera fase
Consultoría
Gestión de procesos documentales destacados de tu negocio.
01.En primer lugar, elaboramos un estudio previo del proyecto.
02.Analizamos las necesidades que tiene.
03.Y elaboramos un plan de acción para el tratamiento de documentos.
Recogida de documentos para digitalización o digitalización in situ
Cumplimiento de la legislación normativa, optimización de tu repositorio de archivos y automatización del trabajo.
01.En segunda lugar, con base en tus necesidades, podemos actuar de dos formas.
02.La primera opción consiste en realizar la digitalización de documentos in situ.
03.O recoger la documentación para proceder en nuestras instalaciones.
Segunda fase
Tercera fase
Digitalización
Con inteligencia artificial extraeremos datos útiles para análisis e integrables en los programas de gestión o gestores documentales.
01.En tercer lugar en base a las necesidades planteadas previamente se procederá al archivado de documentos, pudiendo archivarlos en servidores o en cloud.
02.La soluciones cloud permitirán disponer de toda la información en cualquier lugar, haciendo más accesibles tus documentos.
03.Además, dispondrás de un gestor documental en el que poder determinar la información de cualquiera de tus documentos en un buscador.
Custodia o envío a tus instalaciones
Custodia y gestión de los documentos en papel y digital.
01.En último lugar, podemos encargarnos de la custodia de los documentos.
02.O bien depositarlos en donde nos solicites.
Cuarta fase
Nosotros te llamamos
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