La digitalización de documentos es uno de los servicios más solicitados hoy en día por las empresas. Una empresa de digitalización se encarga de transformar los documentos en papel al formato digital.
En este artículo, analizamos todos los pormenores acerca de la gestión documental en Las Palmas y cómo la utilizan las empresas.
¿Cómo ayuda a la empresa?
Las empresas cuentan con mucha información que necesitan guardar para poder ejercer su actividad. Este es el caso, por ejemplo, de las facturas, los albaranes, los datos de los clientes, los contratos, etcétera. Pero, almacenar todos estos documentos en papel, tiene muchas desventajas: se deterioran, se pueden perder y conllevan gastos de impresión.
La digitalización de toda esa documentación permite que la empresa pueda contar con todo lo que necesita a solo un par de clics. La información se convierte en algo más accesible y el documento digital permite tener copias de seguridad.
¿Cómo se lleva a cabo?
A quienes tienen una empresa con un sinfín de documentos en papel, les puede parecer abrumadora la idea de digitalizarlos todos. Después de años reuniendo papeles, pensar en volver a ordenarlos y gestionarlos puede parecer muy complicado. Por eso, contar con la ayuda de una empresa digitalizadora es fundamental.
Nosotros nos encargamos de ayudar en todo el proceso:
- Primero, reunimos toda la información. Esta es la parte más larga del proceso, ya que no solamente requiere tener todos los documentos, sino también ordenarlos y evaluar la necesidad de digitalizar.
- A continuación, escaneamos toda esa información de manera ordenada para transformarla al formato digital.
- Si es necesario, transformamos mediante herramientas específicas los documentos de imagen en texto. Así, será posible editar los documentos digitalizados.
- Por último, se almacena la información de manera ordenada y lógica, para que al empresario le resulte muy fácil acceder a ella en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
Digitalizar documentos para la automatización de procesos
Sin temor a equivocarnos, podemos afirmar que la digitalización documental es uno de los pasos más importantes que toda empresa debe dar cuando se propone comenzar la transformación digital. No solo aumenta la productividad, sino que disminuye los costes y permite una mejor automatización de los procesos. De esta manera, puedes integrar herramientas y construir un completo sistema de información.
Contar con toda la información de la empresa en formato digital facilita la comunicación entre las diferentes áreas de la empresa, y la ayuda de una empresa de digitalización es clave para ello.
La digitalización de documentos es una forma eficaz de automatizar los procesos y en nuestra empresa de gestión documental en Las Palmas lo sabemos muy bien. Quienes lo necesiten, pueden solicitar nuestros servicios y automatizar sus procesos mediante la digitalización.
