Dentro del nuevo marco empresarial, el objetivo no es, simplemente, ganar dinero, sino también ahorrarlo. En este sentido, automatizar procesos te permite aumentar la eficiencia y la productividad de tus procesos de negocio, ahorrar tiempo y, lo que es más importante, reducir los costes operativos.
Además, al modernizar y automatizar los procesos manuales repetitivos, como el back office, tu organización puede centrarse en satisfacer otras necesidades comerciales, como incrementar el rendimiento del departamento de ventas y ofrecer una entrega más rápida, una innovación acelerada y una mejor posición competitiva en el seno de la transformación digital.
Desafortunadamente, algunas empresas ven esta implementación como otro gasto más. Si bien es cierto que cualquier proyecto de automatización de flujos de trabajo implica algunos costes iniciales y una fase de pruebas, se trata de una inversión que retorna en poco tiempo, debido a los beneficios que reporta desde el primer momento.
En Santana Jerez, expertos en digitalización de documentos en Canarias y automatización, somos conscientes de las ventajas de este enfoque operativo, y ayudamos a nuestros clientes a integrarlo en su planteamiento estratégico.
Automatizar procesos: ahorra tiempo y dinero
Muchos empresarios se preguntan cómo automatizar procesos y qué beneficios ofrece. Bien, en los próximos apartados vamos a ver algunas aplicaciones concretas para que entiendas mejor su potencial y cómo aplicar este paradigma a tu empresa.
Menos costes de mano de obra
La automatización elimina, o al menos minimiza, la necesidad de procesos y sistemas manuales. No tendrás que bloquear fuerza de trabajo en estas tareas, y mucho menos contratar personal nuevo. Esto puede traducirse en un gran ahorro de costes a largo plazo.
La automatización también permite que las obligaciones se compartan entre diferentes departamentos o funciones. Por lo tanto, contribuye a reducir los problemas que llevan asociados costes relacionados con la mala transferencia de información.
Fuerza laboral más productiva
Cuando se automatizan uno o más procesos, los empleados pueden concentrarse en otras funciones importantes y tareas de alto valor que no se pueden automatizar, como la lluvia de ideas, la resolución de problemas, la mejora de procesos comerciales y la toma de decisiones. Tu organización también puede brindarles más oportunidades para realizar un trabajo que les interese y que no puedan realizar las máquinas.
De hecho, tienen la opción de utilizar sus habilidades y competencias humanas únicas, como el juicio, el análisis, la planificación, la organización y el trabajo en equipo, en beneficio de la organización y de ellos mismos. Dado que pasan menos tiempo en tareas repetitivas y de baja categoría, están más comprometidos y felices en su lugar de trabajo. Esto se traduce en una fuerza laboral más productiva y, como resultado, una mayor rentabilidad.
Mayor eficiencia operativa
Un proceso automatizado es un proceso estandarizado que se ejecuta de la misma manera cada vez sin variaciones ni interrupciones. Siempre se adhiere a los pasos, las prioridades y los plazos que ya se han definido.
Esto elimina la posibilidad de riesgos inesperados o cuellos de botella. Además, el elemento humano es mínimo o se elimina por completo, lo que limita todos los problemas relacionados con la mala gestión de una tarea o la falta de coordinación entre departamentos.
Las operaciones se ejecutan con más fluidez y consistencia. Necesitan menos tiempo para completarse y hay un aumento apreciable en la eficiencia general. Estas ventajas reducen los costes asociados al funcionamiento de tu negocio y también aumentan su potencial de ganancias.
Menos errores, mayor precisión
Como seres humanos, todos nos sentimos cansados, desmotivados o simplemente aburridos en ciertas ocasiones. Todos podemos perder el enfoque, la energía o el entusiasmo por nuestro trabajo. Estos inconvenientes son comunes e, incluso, comprensibles. Pero para una organización, pueden conducir a errores potencialmente catastróficos. Un ejemplo lo encontramos en el ámbito de la ciberseguridad, en el que la mayor parte de incidencias se relacionan con los errores humanos.
La automatización elimina la posibilidad de error. Dado que el proceso se ejecuta sin problemas y de forma continua, de la misma manera, no hay posibilidad de que se escapen detalles importantes. Así, no tendrás necesidad de perder el tiempo buscando información para resolver un problema.
Seguimiento de rendimiento
Si no puedes medir la eficacia de una tarea, no puedes mejorarla. La clave para la optimización de procesos radica en la medición de sus resultados. Pero cuando un proceso se ejecuta manualmente, hay demasiados factores humanos involucrados para proporcionar una imagen fiable e independiente del tiempo de desempeño. La automatización elimina este problema.
Como proceso digitalizado habilitado por software, se puede auditar, rastrear y monitorizar fácilmente en tiempo real. Las métricas y los análisis orientados a la acción pueden resaltar áreas problemáticas donde un cuello de botella está causando problemas y provocando retrasos o replanificaciones que aumentan los costes.
Esta información te muestra con exactitud cuál es el problema, y puede servirte de orientación a la hora de abordarlo sin aumentar los costes. El software resalta incidencias de las que quizás no estés al tanto.
Estos conocimientos proactivos te permiten iniciar mejoras continuas que tienen un impacto tangible en tu capacidad para ahorrar dinero.
Integración entre departamentos
Un proceso, a veces, da lugar a otro proceso en otra área departamental. Por ejemplo, cuando una mercancía sale del almacén, es necesario darla de baja en inventario y crear el registro contable que represente esta operación. Todos estos pasos pueden automatizarse a partir de la integración de los registros en una única base de datos.
De otro modo, los empleados a cargo de cada tarea tendrían que coordinarse entre ellos para dar curso a cada actividad, un enfoque ineficiente susceptible de errores u olvidos.
En definitiva, automatizar los procesos de tu empresa te permitirá aplicar mejor tus esfuerzos y recursos y centrarte en lo que de verdad importa: cuidar de tus clientes. Con ese ánimo, desde Santana Jerez te invitamos a conocer nuestras soluciones de automatización y gestión documental en Canarias. También somos expertos en otras especialidades, como la cartelería digital en Canarias. Ponte en contacto con nosotros, te explicaremos todo lo que podemos hacer por tu negocio.
