La Gestión Documental es un proceso que nos permite organizar y gestionar una gran cantidad de documentos, generar flujos de trabajo y automatizar procesos. Un archivo centralizado en el que almacenar todos los documentos de nuestra empresa y en el que podremos acceder a él en cualquier momento.
Si pensamos en el archivo de documentos de una empresa, nos imaginamos esas salas de archivo llenas de papeles, con estanterías inmensas, carpetas y archivadores por todos lados. Con un Gestor Documental reduciremos totalmente esa cantidad de tiempo que dedicamos a organizar y luego buscar documentos en esas sala de archivo.
Con la gestión documental, digitalizaremos todos esos documentos que originalmente estaban en formato papel y los ubicaremos en un repositorio centralizado de documentos permitiéndonos localizarlos de una manera fácil y sencilla. Además con nuestro proceso de digitalización, otorgamos al documento digitalizado validez legal a través de la Digitalización Certificada, un conjunto de técnicas y procesos homologados por la AEAT que nos permite precisamente prescindir del papel una vez digitalizados, este conjunto de normas está regulado en la Orden EHA 962/2007 de 10 de abril.
¿Qué ventajas tiene?
Una de las ventajas principales es el ahorro de tiempo de la búsqueda de información y menor espacio para el archivo documental. Con los documentos archivados en papel, su información no está indexada de forma eficiente y toda búsqueda o recuperación de documentos podría ser complicada.
A su vez, el control de la seguridad asignado a perfiles a los usuarios, donde información sensible sea consultada por personas equivocadas de la organización.
Repositorio centralizado, evitando un menor riesgo de documentos mal archivados.
Optimización del tiempo.
Liberación de espacio físico del archivo.
Si quieres conocer más información puedes contactar con nosotros.
