La digitalización es la aplicación de las técnicas más modernas y la última tecnología a todo el proceso productivo de la empresa.
Cuando hablamos de transformación digital nos referimos a un fenómeno que ha llegado para quedarse y más aún tras la implantación del teletrabajo. La digitalización te permitirá avanzar frente a la competencia y diferenciarte.
¿Qué diferencia existe entre digitalización y gestión documental?
La digitalización sería el primer paso para adaptarse al mundo digital en el que estamos inmersos y además el que te brindará todos los beneficios para tu empresa. Sin embargo, cuando hablamos de la gestión documental estamos refiriéndonos al segundo escalón una vez digitalizados todos los documentos.
Es decir, en este momento se pasará a gestionar a través de un software que facilite el archivado, la distribución y la búsqueda de los documentos de una manera sencilla y eficaz. El proceso es sencillo y con una pequeña inversión verás como se incrementa la productividad de tus empleados así como las ventajas que supondrá para tu empresa.
¿Cuáles son las ventajas de la digitalización en la empresa?
Amplio ahorro del espacio físico
Podrás prescindir de cajoneras y estanterías llenas de archivos, carpetas y documentos.
Acceso más eficiente a la información
Sería quizás la principal ventaja de la digitalización, la rapidez con la que podrás acceder a tus documentos.
Reducción del tiempo de búsqueda
Tus trabajadores serán mucho más eficientes y en un tiempo mucho menor encontrarán aquello que estén buscando.
Documentación más segura
No será necesario tener los documentos bajo llave, sino que aquello que sean más confidenciales podrán estar digitalizados bajo claves de acceso y establecer restricciones para determinados usuarios.
Seguridad ante inundaciones o incendios
Son situaciones imprevisibles que pueden ocurrir en cualquier empresa. Si no contamos con documentos digitalizados, se puede producir una importante pérdida de información con daños severos.
Acceso desde cualquier ubicación y dispositivo
No necesitarás estar en la oficina para consultar cualquier documento. Tan solo necesitarás tu móvil o tablet. ¿Qué más se puede pedir?
Ahorro en impresión
Es una manera de contribuir con el medio ambiente y ahorrar papel. Reducirás el consumo en tinta, papeles, fotocopias, etc. Además del tiempo que supone para los empleados el levantarse de su puesto de trabajo para hacer una copia. Ventajas en cuanto al rendimiento del personal y un firme compromiso con el reciclaje.
Disminución en los costes de mantenimiento
Al tener los archivos digitalizados podrás ahorrar en personal administrativo o que éste se dedique a tareas que redunden en beneficios directos.
En Santana Jerez, somos especialistas en digitalización de documentos y en gestión documental. Si aún tienes dudas de su valor, ponte en contacto con nosotros. Empieza a disfrutar de los sus beneficios en tu empresa y optimiza los recursos al máximo. ¡Te esperamos!
