Los workflows o flujos de trabajo consisten en la estructuración de una tarea, cómo se realiza, cómo recibe y manda información, y cómo se analiza.
Un software de trabajo automatiza el flujo de información utilizado en actividades colaborativas donde varias personas trabajan en el mismo proyecto. En actividades cooperativas, los usuarios trabajan en sus proyectos para luego cooperar en el resultado del proyecto final.
Beneficios del workflow
Para empezar, estos sistemas están digitalizados, por lo que se ahorra en los sistemas de impresión tradicionales. Además es más difícil perder un documento, ya que no se encuentra en soporte físico y si se imprime y se pierde siempre podrás acceder a él otra vez.
Otro beneficio es su eficacia, ya que la inmediatez hace que todo el proyecto se agilice. La información fluye en tiempo real en cada proceso. Se pueden realizar métricas e informes personalizados, rastrear inmediatamente cada paso realizado y generar desgloses para eliminar los cuellos de botella.
Al automatizar los procesos aumenta la velocidad y se reducen los errores, pues se pueden activar alarmas y asignar tareas específicas para cada problema.
También mejora la manera de trabajar desde lugares remotos, ya que el teletrabajo se realiza de manera más eficaz. Los sistemas de flujos de trabajo suelen ser intuitivos y fáciles de usar por cualquier usuario.
Puedes obtener una auditoría de los procesos en cualquier momento y de cualquier paso del mismo generando un informe digital o impreso. Al estar toda la información disponible y en tiempo real sobre el trabajo que se está realizando, el grupo de profesionales tendrá los datos y herramientas necesarios para seguir colaborando o cooperando en el proyecto de manera optimizada.
Ahora que conoces estos beneficios, no dudes en contactar con Santana Jerez, especialistas en soluciones informáticas para empresas en Canarias, para implementar workflows en tu trabajo.
